Aby zainicjować serwis www, należy uruchomić przeglądarkę internetową (np. Mozilla, Firefox itp.) i w pasku adresu przeglądarki wpisać adres internetowy, pod którym znajduje się Portal Świadczeniodawcy. Poprawna postać adresu powinna zostać przekazana przez pracownika OW NFZ.
Po nawiązaniu połączenia z serwerem, na którym znajduje się serwis, pojawi się zamieszczona powyżej strona www, umożliwiająca wejście do systemu, po podaniu przydzielonego identyfikatora w postaci: Kod świadczeniodawcy, Użytkownik i Hasło. Z kodu Świadczeniodawcy usuwane są następujące znaki specjalne: / \ ? * : | " < > . , spacja. W przypadku podania błędnej nazwy użytkownika lub błędnego hasła, po naciśnięciu przycisku Zaloguj, użytkownik zostanie powiadomiony o tym fakcie stosownym komunikatem.
Jeżeli przy podaniu prawidłowych danych podczas logowania, użytkownik otrzyma komunikat błędu, oznacza to, że dostęp do serwisu został zablokowany przez operatora systemu. OW NFZ może wymusić zmianę hasła użytkownika, przy jego pierwszym logowaniu w Portalu Świadczeniodawcy. W takim przypadku, po zalogowaniu wyświetli się formularz zmiany hasła opisany na stronie Administracja. Praca w systemie będzie możliwa dopiero po zmianie hasła na nowe. W przypadku niejasności, wszelkie szczegółowe informacje zostają wyświetlone po wybraniu przycisku Pomoc na stronie logowania.
Poniżej pól logowania mogą być wyświetlone wiadomości przesyłane przez Oddział Wojewódzki NFZ. Kliknięcie na wybranej wiadomości spowoduje jej rozwinięcie i wyświetlenie zawartości.
W związku z koniecznością zebrania danych takich jak adresy elektroniczne lub adresy elektroniczne skrzynek podawczych podmiotu publicznego, na który będzie doręczana korespondencja, wprowadzono mechanizm wymuszający uzupełnienie tych danych. W tym celu podczas logowania dla świadczeniodawcy, który tych danych jeszcze nie uzupełnił, pojawi się okno w którym należy wypełnić pole:
- Adres email,
- Adres elektronicznej skrzynki podawczej (wymagane dla podmiotów publicznych).
W przypadku gdy świadczeniodawca nie jest podmiotem publicznym, za pomocą zaznaczenia checkboxa zostaje on zwolniony z konieczności uzupełnienia danych o elektronicznej skrzynce podawczej.
Powyższe pola dotyczą świadczeniodawców, aptek, realizatorów zaopatrzenia ortopedtycznego oraz podwykonawców.
Operacja jest jednorazowa. W przypadku ewentualnej kolejnej edycji tych danych należy zgłosić się do OW NFZ, który wprowadzi korektę zebranych danych.
Po prawidłowym zalogowaniu się do systemu wyświetlona zostanie strona www prezentowana poniżej (dla aptek wyświetlają się dodatkowe sekcje).
Ukazuje się strona główna, z pozycji której Świadczeniodawca ma możliwość wyboru interesujących go informacji i usług. W ramach niektórych sekcji istnieją grupy linków niewidocznych, które są dostępne po naciśnięciu Pokaż więcej... Dana sekcja jest wtedy prezentowana na całej stronie.
Po zalogowaniu na portal dla aptek może zostać wyświetlony komunikat o aktualności danych. Wówczas użytkownik musi potwierdzić aktualność danych kontaktowych. W przypadku braku zgodności danych i braku złożenia wniosku o zmianę danych świadczeniodawca zostanie przekierowany do listy wniosków i zmianę danych.