Grupa Personel umożliwia przegląd i edycję danych o zatrudnionym personelu medycznym, grupach zawodowych i specjalnościach personelu medycznego oraz danych o pracy personelu w komórkach organizacyjnych.
Na stronie głównej grupy znajdują się cztery zakładki: Lista personelu, Aktualizacja grup zawodowych i specjalności personelu, Porównanie danych z CWPM, Raport ze zgonów pracowników.
Strona główna Listy personelu
Na zakładce Lista personelu możliwe jest wyszukiwanie zapisanego w systemie personelu, jak i dopisywanie nowych.
Wyszukiwanie możliwe jest za pomocą:
•PESEL;
•Imię;
•Nazwisko;
•Grupa zawodowa - wybór ze słownika;
•Specjalność - wybór ze słownika;
•Rodzaj zatrudnienia: Zatrudniony u mnie / Zatrudniony wyłącznie u innych świadczeniodawców;
•Pokaż tylko personel zatrudniony w dniu - pozwala na wyświetlenie personelu, który był zatrudniony w konkretnym dniu. Domyślnie znacznik nie jest zaznaczony, a pole z datą jest ustawione na datę bieżącą i nie jest dostępne do edycji. Zaznaczenie znacznika umożliwia edycję daty;
•Tylko z konfliktami harmonogramu - spowoduje, że zostaną wyświetlone osoby, dla których stwierdzono konflikty harmonogramu;
•Pomiń konflikty dotyczące tylko poprzednich okresów - dostępne dopiero po zaznaczeniu spowoduje wyszukiwanie personelu dla którego występują konflikty harmonogramów dotyczące daty bieżącej i/lub przyszłości. Osoby dla których występowały konflikty harmonogramów w przeszłości, ale nie występują już obecnie ani w przyszłości - nie zostaną wyświetlone.;
•Tylko konflikty w miejscach związanych z aktywnymi umowami - pozwala na wyszukiwanie tylko tych konfliktów harmonogramu, dla których obydwa konfliktujące ze sobą harmonogramy dotyczą miejsc, które we wskazanym dniu są objęte aktywną umową pomiędzy świadczeniodawcą a Funduszem. Występowanie miejsca w aktywnej umowie pomiędzy świadczeniodawcą a Funduszem należy rozumieć w ten sposób, że punkt umowy związany w właściwą komórka jest aktywny we wskazanym dniu (występuje w planie umowy na dany dzień). Po zaznaczeniu znacznika dostępne stanie się pole . W tym polu domyślnie będzie wyświetlana data bieżąca, użytkownik może dowolnie edytować wartość tego pola, data jednakże musi być określona.;
Wyszukiwanie następuje po kliknięciu przycisku Znajdź.
`
Strona główna Listy personelu - wyniki wyszukiwanie personelu
Przeglądanie danych poszczególnych wyświetlonych osób możliwe jest po kliknięciu Szczegóły znajdującego się po prawej stronie każdej pozycji wyświetlonej w tabelce.
Kliknięcie Dodaj personel umożliwia dodanie nowego personelu.
Dopisywanie nowego personelu - wyszukiwanie numeru PESEL w systemie
Dopisywanie nowej osoby zaczyna się od sprawdzenia czy dana osoba istnieje już w systemie
Podczas dodawania osoby, która nie występuje jeszcze w rejestrze OW, po podaniu nr PESEL dostępna będzie możliwość pobrania danych z CWPM. Uzyskane informacje zostaną automatycznie ustawione w polu Imię i Nazwisko.
Po wybraniu przez operatora typu uprawnienia dla wpisywanego nr PESEL podpowie się NPWZ.
W przypadku, gdy operator poda dane niezgodne z CWPM, zostaną one automatycznie oznaczone jako niepoprawne.
W przypadku nie znalezienia osoby w systemie, automatycznie otworzy się zakładka Dane podstawowe w trybie edycji, a wyszukiwany numer PESEL zostanie automatycznie przepisany w odpowiednie pole.
Wygląd stron, na których odbywa się dopisywanie nowych jednostek/lokalizacji, jest prawie identyczny jak strony przeglądania danych szczegółowych (jedyna różnica to istniejące w przypadku edycji przyciski 
przy niektórych pozycjach), dlatego zostały opisane razem na następnych stronach tego rozdziału. Nie ma możliwości samodzielnego dodania do potencjału świadczeniodawcy personelu bez numeru PESEL. W celu dodania osoby bez numeru PESEL należy skontaktować się z właściwym dla świadczeniodawcy OW NFZ.
Aktualizacja grup zawodowych i specjalności personelu
Na zakładce Aktualizacja grup zawodowych i specjalności personelu możliwe jest potwierdzenie przez świadczeniodawcę kodów grup zawodowych i specjalności personelu. Od miesiąca lipca 2015 w SINFZ weszła do użytku nowa wersja słownika kodów grup zawodowych i specjalności personelu zgodna z aktualnym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej Zdrowia, która zastępuje dotychczasową wersję opartą na rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004 r. (Dz.U. nr 265 poz. 2644). W nowej wersji słownika całkowitej zmianie uległy kody grup zawodowych i specjalności, inne są np. kody oznaczające lekarzy, pielęgniarki oraz zwiększona została precyzja słownika. Dla części stosowanych kodów możliwe jest wskazanie odpowiadających im wartości w nowej wersji słownika jednakże przez zwiększenie precyzji słownika nie zawsze jest możliwa pełni podpowiedź nowej wartości. W celu przyspieszenia i ułatwienia pracy świadczeniodawców system będzie proponował nowe kody, gdzie będzie to możliwe ale zmiana musi być potwierdzona przez świadczeniodawcę. Jeśli dla używanego kodu zostanie odszukany właściwy nowy kod, tzn. jeśli staremu do kodowi odpowiada tylko jeden nowy kod, system umożliwi zbiorczą zmianę kodów dla wielu osób jednocześnie. Większa uwaga i manualny wybór nowego kodu wymagany jest wówczas, gdy dotychczas używanemu kodowi odpowiada więcej niż jeden kod z nowej wersji słownika. Wówczas system sugeruje wybór nowego kodu z listy kodów, które w opinii NFZ odpowiadają dotychczasowemu kodowi, jednakże z możliwością wyboru dowolnego innego kodu, z pełnej listy wartości występujących w słowniku. W przypadku gdy system nie będzie potrafił zasugerować nowego kodu, wówczas świadczeniodawca będzie musiał ręcznie wskazać właściwą wartość z nowej wersji słownika.
Wyszukiwanie możliwe jest za pomocą:
•PESEL;
•Imię;
•Nazwisko;
•Status aktualizacji: Niezaktualizowany / Zaktualizowany;
•Status zlecenia: Oczekuje na zatwierdzenie, Trwa zatwierdzanie, Błąd zatwierdzania, Oczekuje, poprzednia próba przerwana;
•Pokaż tylko personel do zbiorczej aktualizacji;
•Pokaż tylko personel, dla którego jest konieczna aktualizacja.
Wyszukiwanie następuje po kliknięciu przycisku Znajdź.
Wyświetlenie personelu, który wymaga aktualizacji kodów umożliwia rozwijane pole wyboru , w którym należy wybrać wartość Niezaktualizowane, a następnie kliknąć przycisk Znajdź. Lista personelu wymagająca aktualizacji kodów zostanie zaprezentowana poniżej pól filtrujących.
Na prezentowanej liście personelu przedstawione są stare i nowe kody grup zawodowych i specjalności (jeśli system mógł je jednoznacznie wskazać) oraz odnośniki „Przejdź do aktualizacji”. Przejście do aktualizacji może być użyte w jednym z dwóch przypadków - dla kodów których system nie mógł jednoznacznie podpowiedzieć oraz w przypadku gdy operator uzna, że podpowiedziany kod nie jest właściwy i będzie chciał wskazać inny.
Aktualizację kodów można przeprowadzić na trzy sposoby:
1.Zbiorczo - za pomocą przycisku Aktualizacja zaznaczonych po wcześniejszym wybraniu (zaznaczeniu) osób, dla których ma zostać przeprowadzona aktualizacja. Wyboru dokonuje się zaznaczając kliknięciem myszy puste pole znajdujące się w pierwszej kolumnie listy.
2.Zbiorczo - za pomocą przycisku Aktualizacja zbiorcza, co spowoduje, że zaktualizowane zostaną kody wszystkich osób dla których możliwe było jednoznaczne wskazanie nowego kodu przez system. W tym przypadku nie ma potrzeby wybierania (zaznaczania) osób do zmiany kodu. Jeśli osoba ma przynajmniej jeden kod, dla którego system nie mógł samodzielnie wyznaczyć nowego kodu to nie zostanie ona uwzględniona podczas wykonywania aktualizacji zbiorczej. Odnośnik Przejdź do aktualizacji pozwoli na ręczne wskazanie właściwego kodu ze słownika.
3.Indywidualnie - aktualizacja kodu dla wybranej osoby, która jest dostępna po kliknięciu odnośnika Przejdź do aktualizacji, co spowoduje otwarcie okna pozwalającego na wskazanie kodów przez świadczeniodawcę.
Kody wybierane są ze słownika dostępnego po kliknięciu przycisku 
.
W słowniku domyślnie podpowiadane są kody, które w opinii NFZ odpowiadają staremu kodowi (w nowej wersji słowniku mają takie samo znaczenie jak kod używany obecnie). Odznaczenie pola spowoduje wyświetlenie wszystkich kodów z nowej wersji słownika. Kod wybiera się klikając odnośnik Wybierz znajdujący się w ostatniej kolumnie pozycji z odpowiednim kodem. Po wybraniu kodu okno słownika zostanie zamknięte.
Po uzupełnieniu wymaganych kodów dane aktualizuje się poprzez kliknięcie przycisku Aktualizuj dane.
Najszybszym sposobem aktualizacji kodów jest sposób opisany w drugim podpunkcie – za pomocą przycisku Aktualizacja zbiorcza.
Gdy osoba personelu zatrudniona jest u więcej niż jednego świadczeniodawcy, potwierdzenie zmiany kodów przez dowolnego z zatrudniających ją świadczeniodawców spowoduje widoczność tej osoby dla pozostałych jej pracodawców z nowymi kodami. W takim przypadku pozostali świadczeniodawcy zatrudniający tą osobę nie muszą już potwierdzać nowych kodów dla tej osoby, ale nie mają również możliwości wskazania innego kodu zawodu specjalności.
Należy pamiętać, że osoby, dla których jeszcze nie potwierdzono zmiany kodów nie mogą być wskazane w zgłoszeniu zmian potencjału w umowie oraz że plik profilu potencjału może zostać wygenerowany tylko w przypadku, gdy wszystkie osoby uwzględnione w profilu będą opisane za pomocą tej samej wersji słownika zawodów i specjalności. W przypadku gdy przynajmniej jedna osoba uwzględniona w profilu potencjału będzie opisana za pomocą nowej wersji słownika, do wygenerowania pliku profilu potencjału wymagana będzie aktualizacja pozostałych osób występujących w profilu. Jest to szczególnie istotne dla świadczeniodawców zatrudniających osoby pracujące również u innych świadczeniodawców. ponieważ potwierdzenie zmiany przez drugiego świadczeniodawcę może oznaczać rozpoczęcie procesu zmiany kodów zatrudnionego personelu i konieczność potwierdzenia tej zmiany również dla pozostałych zatrudnionych osób.
Na zakładce Porównanie danych z CWPM możliwe jest wizualne porównanie danych personelu w Portalu Potencjału z Centralnym Wykazem Pracowników Medycznych.
Wyszukiwanie możliwe jest za pomocą:
•PESEL;
•Imię;
•Nazwisko;
•NPWZ;
•Status zgodności danych: Zgodny / Niezgodny.
Wyszukiwanie następuje po kliknięciu przycisku Znajdź.
Jeżeli zatrudniony personel posiada kilka rodzajów uprawnień, wystąpi na liście kilka razy.
Po wyszukaniu danego personelu należy wejść w Szczegóły.
Otworzy się okno, na którym wyświetlone są w tabeli dane z Portalu Potencjału (po lewej) oraz z systemu CWPM (po prawej).
Dane spójne.
Dane rozbieżne.
Dodatkowo operator za pomocą przycisku Zapisz niezgodny personel, ma możliwość zapisania do pliku danych osób, dla których system stwierdził niezgodność opisu pomiędzy systemem NFZ a danymi przekazanymi z Centralnego Wykazu Pracowników Medycznych. Operator za pomocą wyżej wymienionych filtrów może zdefiniować jakie dane zostaną zapisane do pliku.
Jeżeli jakaś wartość nie wystąpi w jednym z systemów, to pole będzie puste a status zgodności dla tego pola będzie ustawiony na 'Nie'.
Na zakładce Raport ze zgonów pracowników możliwe jest przeglądanie informacji o umowach i miejscach w których personel ma wykazane zatrudnienie po dacie zgonu.
Wyszukiwanie możliwe jest za pomocą:
•PESEL;
•Imię;
•Nazwisko;
•Data zgonu od - Wybór daty ma przełożenie na długośc generacji raportu.
Wyszukiwanie następuje po kliknięciu przycisku Znajdź.
Ważne:
Na stronie głównej Portalu Potencjału oraz w oknie Personel będzie wyświetlany poniższy komunikat przypominający o potrzebie aktualizacji kodów personelu:
Komunikat ten będzie wyświetlany dopóki wszystkie osoby wymagające aktualizacji kodów nie będą miały potwierdzonej zmiany kodów. Jako osoby wymagające aktualizacji kodów uznaje się osoby zatrudnione w dniu dzisiejszym oraz wszystkie wykazane w umowach z Funduszem na rok 2015 (nawet te, które wg stanu na dzisiaj nie są już zatrudnione, ale były wykazane w umowach z funduszem w roku 2015).
Zakładki Personelu:
•Staż